Приоритеты: кто первый встал того и тапки?

Приоритеты дизайн студии - как расставить и что делать?

Надоело мне писать о кризисе, решила я затронуть другую, не менее актуальную тему. И тема эта, как ни странно, все равно связана с тем, что происходит и в мире, и в России. Я хочу поговорить о расстановке приоритетов в выполнении заказов. По простому – какие заказы стоит делать быстрее, а кто из клиентов может подождать? Конечно, идеальный вариант для дизайн студии – срочные и текущие заказы расписаны на два месяца вперед и никто никуда не торопится. Но такое увы бывает нечасто. Стандартная ситуация – все заказы срочные, но кого тогда делать первым?

Кризис в стране заставляет компании умеренно подходить к вопросам расширения бизнеса и наращивания трудовых резервов. Во многом это связано с отсутствием лишних денег и невозможностью получить дешевые кредиты – на расширение производства (аренду, оборудование, рекламу) собственных финансовых средств хватает не у всех. Сегодня брать новых сотрудников можно только, если все внутренние резервы реализованы и оптимизация деятельности уже невозможна. И даже в этом случае, прежде, чем расширяться, приходится думать – а будет ли такой же объем работы завтра? Поэтому приходится исходить из того, что сотрудников больше не становится и это, увы, объективная реальность. 

Поэтому я рассмотрю вопросы приоритетности с другой стороны. Выстраивая деятельность дизайн студии (возможно и ошибочно, не знаю), я исхожу из того посыла, что какая-бы ни была креативная компания, как бы мы ни отличались от фирм, занимающихся производством какого-либо товара, на самом деле, механизмы нашей работы абсолютно те же самые. Работа хорошей дизайн студии невозможна без составления плана производства. Разработка дизайна сродни выпуску автомобиля или самолета – в создании дизайн продукта принимает участие несколько человек, выполняющих определенные функции по сборке. Кто-то придумывает креатив, кто-то рисует иллюстрацию, кто-то обтравливает картинки и верстает все в конечный продукт, а кто-то продает это клиенту. А если над дизайном трудится несколько сотрудников, значит их работа подчиняется единому производственному плану, который предусматривает сроки прохождения заказа между всеми участниками творческого процесса.

Прежде чем брать в работу новый заказ, мы всегда стараемся выяснить – а каков финальный срок сдачи проекта. Очень часто заказчики не осознают временные рамки и более того, не всегда озвучивают свои планы по выполнению заказа. Самый распространенный ответ на вопрос менеджера: «Когда Вам это нужно» - «Вчера!». Я всегда прошу менеджеров выяснять реальные сроки, причем не те сроки, когда клиенты хотят увидеть дизайн, а сроки финальной отгрузки тиража (если речь идет о полиграфическом заказе). Чаще всего они есть – каталоги приурочены к выставке (самолету, пароходу), календари – к рассылке по регионам, а буклеты и листовки – к рекламной акции. Именно эта финальная дата и становится отправной точкой для планирования прохождения заказа внутри дизайн студии. 

Далее, распределяя поток заказов между дизайнерами, лично я исхожу из следующих приоритетов: мелкие заказы, которые не требуют много времени на выполнения делаются либо в срочном порядке, либо (если сроки терпят) вставляются в рабочий график дизайнеров в свободные временные промежутки). 

Кроме того, всегда есть какие-либо проекты, которые могут подождать и срок прохождения которых может составлять не меньше месяца. Они могут быть сложными, могут быть простыми – в любом случае, такие заказы являются некоей подушкой безопасности от простоев. 

Самая сложная ситуация, когда накапливается большое количество срочных работ, причем с единым сроком сдачи заказчикам. В этой ситуации (если речь идет о полиграфии) я исхожу из того, что печать разных полиграфических проектов может занимать разное время: листовки с односторонней печатью без лака в любом случае имеют меньше рисков чем каталоги с большим количеством послепечатной обработки. Естественно, работу над каталогами дизайн студия начнет раньше.

Еще один момент, который влияет на приоритетность выполнения заказа – предсказуемость заказчика. Когда с клиентами работаешь очень давно, есть некое понимание того, что им нужно – риск того, что дизайн может не понравиться и потребует доработки в этом случае гораздо ниже. Не секрет, что всевозможные доработки, переделки дизайна, правки могут затянуть проект на неопределенное время. Исходя из этого посыла, в каждом конкретном варианте мы принимаем решение – сделать заказ быстрее или наоборот отложить его не некоторое время.

Финансовый кризис в стране тоже некоторым образом повлиял на приоритеты в работе – платежеспособность клиентов теперь отличается в разы от той ситуации, что была пол года назад. Заказ, оплату которого можно получить быстрее, естественно, будет сделан в первую очередь. Оборот средств в целом замедлился, а значит, тот, кто платит стабильно, может иметь некие преференции между остальными.

P.S. Известно, что в полиграфический сезон поток заказов в дизайн студии имеет тенденцию к усиленному росту. Несмотря на кризис, компании нуждаются в рекламе и вкладывают свободные средства в привлечение потенциальных клиентов. Общая ситуация в дизайнерском бизнесе такова, что отказываться сегодня от лишних, казалось бы, заказов нельзя – возможно завтра их не будет вовсе. Поэтому именно плановая работа и правильное распределение потока проектов позволяет минимизировать риски, снизить неизменные издержки производства. 

Комментарии